Gestão para de documentos
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Você sabia que documento com certificado digital já é uma realidade para muitas pessoas fÃsicas e jurÃdicas?
Quem adota essa nova maneira de formalizar contratos, declarações e outros documentos aproveita muitas vantagens, como segurança, praticidade, além de economia de tempo e de recursos.
Vale lembrar que, em um mundo cada vez mais digital e tecnológico, buscar por soluções ágeis e confiáveis para istrar seu negócio é crucial para otimizar processos e se manter competitivo no mercado.
É justamente por essa razão que a eletrônica ganha cada vez mais força e já se tornou um recurso essencial para os gestores de empresas.
E você? Quer incorporar essa tecnologia no dia a dia do seu negócio? Que tal aprender como documentos em PDF com o certificado digital?
Acompanhe o artigo e descubra o que é, afinal, o certificado digital, como emiti-lo, as vantagens para empresas e como documentos de forma eletrônica. Vamos lá?
O que é e como funciona um certificado digital?
O certificado digital é um arquivo eletrônico que comprova a autenticidade de um usuário por meio de criptografia de dados.
Basicamente, funciona como se fosse uma identidade eletrônica para pessoas fÃsicas e jurÃdicas no ambiente virtual.
Por meio dele, é possÃvel garantir a confiabilidade, autenticidade e integridade das informações ao documentos, emitir notas fiscais e fazer diversas outras transações eletrônicas com validade jurÃdica.
Ou seja, todas as operações que antes precisavam ser feitas presencialmente e de forma mais burocrática, muitas vezes envolvendo o cartório fÃsico e resultando em meio expediente perdido, agora podem ser realizadas de maneira remota por meio dessa tecnologia.
Tudo isso com amparo legal! A eletrônica tem validade jurÃdica para substituir o papel manuscrito desde 2001, quando foi publicada a Medida Provisória nº 2.200-2.
A MP regulamenta a certificação digital no paÃs e cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (I Brasil).
Quais são as vantagens de documento com certificado digital?
Já imaginou não precisar mais se deslocar até um cartório para reconhecer firma de uma ?
Ou, então, não se preocupar com perdas ou danos que podem comprometer a integridade fÃsica do conteúdo e a validade do documento?
Essas duas situações são exemplos de como você pode se beneficiar ao aprender como documento com certificado digital I-Brasil e ainda há muitas outras vantagens. Confira quais são elas!
Economia de tempo
A eletrônica tem o mesmo valor jurÃdico da manuscrita. Isso significa que você pode resolver qualquer trâmite burocrático sem sair da empresa ou de casa.
Em vez de ir até o cartório para reconhecer firma ou necessitar da presença dos envolvidos para documentos fÃsicos, você pode simplesmente utilizar uma ferramenta de eletrônica.
Além de ser muito mais prático, você e os signatários economizam tempo e podem dar andamento aos processos empresariais com mais agilidade.
Velocidade
Ao aprender como usar certificado digital para documentos, você experimenta maior agilidade em todos os seus processos empresariais. Fechar um contrato se torna muito mais rápido quando o processo é feito de forma digital.
Um exemplo prático é o da área de recrutamento e seleção, que, por meio de um contrato digital, consegue contratar profissionais com velocidade e praticidade, mesmo sem contato presencial do contratado e do contratante.
Isso agiliza a contratação, e o novo funcionário pode começar a atuar na empresa o quanto antes.
Maior segurança
documento com certificado digital garante total segurança nas atividades online, pois o recurso utiliza tecnologia criptográfica para proteger a troca de informações no ambiente virtual e assegurar a autenticidade da .
Isso impede que as informações sejam vistas por pessoas não autorizadas, evita vazamentos de dados e ciberataques, assim como aumenta a proteção contra fraudes.
Além disso, como esses documentos ficam armazenados na nuvem, não há riscos de perdas e danos.
Mais ibilidade e comodidade
Todo o processo é feito de forma online, descomplicada e com poucos cliques. É possÃvel e acompanhar contratos de qualquer lugar, seja no computador, tablet ou celular.
Com isso, além de ganhar em comodidade, a sua empresa também pode aproveitar a liberdade de criar e solicitar s de contratos, sem se preocupar com local, data ou horário.
Diminuição dos custos empresariais
documento com certificado digital ainda é benéfico para as finanças da sua empresa.
Ao usar eletrônica, você diminui o uso de papel e de tinta e também não precisa de espaço fÃsico para armazenar toda essa papelada. Além de ser mais sustentável, isso ajuda na redução de custos empresariais.
A diminuição dos gastos também é uma consequência da economia de tempo com deslocamento e horas perdidas nas filas, que podem ser direcionadas para outras atividades dentro da empresa.
Sustentabilidade
Por fim, outra grande vantagem ao aprender como usar certificado digital para documentos é a sustentabilidade.
Como apontado, o uso da tecnologia para lidar com documentos virtuais pode promover redução no uso de papel para impressão e na troca manual de contratos e outros documentos empresariais.
Ao abandonar o "vai e vem" de documentos a serem assinados, a empresa também evita a emissão de gases poluentes dos meios de transporte. Afinal, você precisa ao menos de um motoboy para levar e recolher seus contratos, certo?
Com o certificado, não há necessidade da troca das cópias fÃsicas. E isso significa também utilizar menos folhas A4, envelopes timbrados e pastas de arquivamento.
Diante de tantas vantagens, é certo que você está se perguntando: "Como um documento com certificado digital?".
Antes disso, é preciso destacar que qualquer empresa pode utilizar este recurso em sua rotina, mas há condições.
Qualquer empresa pode adotar essa solução?
Empresas e pessoas fÃsicas podem documento com certificado digital, desde que este recurso esteja válido.
Como apontamos, o certificado é uma espécie de identidade virtual que garante a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos. Por isso, é preciso garantir sua validade. Ou seja, o certificado não pode estar vencido.
Assim, é importante que a empresa interessada em saber como digitalmente um documento com certificado digital verifique se o recurso possui validade e se está em conformidade com as regulamentações do ITI para evitar problemas legais e de segurança da informação.
Por isso, é necessário procurar uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que é o órgão responsável pela regulamentação e fiscalização dos certificados digitais no Brasil.
Será preciso fornecer alguns documentos para comprovar sua identidade e, em seguida, escolher o tipo de certificado digital que melhor atende às suas necessidades. Vamos ver em detalhes como o recurso é emitido?
Como emitir um certificado digital? Confira o o a o
Você ainda não tem um certificado digital para documentos online? Primeiro, é importante saber que nem todo sistema de eletrônica exige certificação digital.
A ferramenta da TOTVS, por exemplo, permite que documentos sejam assinados eletronicamente com ou sem certificados.
Contudo, utilizar esse recurso ajuda a garantir a autenticidade e a segurança das operações online, principalmente se o seu destinatário for um órgão público. É sempre importante verificar se alguma das partes exige a com o certificado.
Por isso, antes mesmo de começar a documento com certificado digital, você precisa descobrir como emiti-lo.
No Brasil, esse certificado pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora, ou Autoridade de Registro, no formato de arquivo a ser instalado no computador, arquivo em nuvem ou dispositivo (cartão ou token).
Confira agora o o a o para emitir seu certificado digital:
Selecione o certificado digital mais adequado para o seu negócio. Os mais comuns são os Certificados A1 e A3, ambos padrão I Brasil.
Escolha uma Autoridade de Registro ou Autoridade Certificadora (AC) subordinada à I-Brasil. Você pode conferir a lista no site do Governo Federal;
Solicite seu certificado no site da empresa escolhida e agende atendimento online ou presencial na Certificadora ou Autoridade de Registro;
Apresente a documentação necessária para a confirmação da sua identidade. Geralmente, são exigidos documentos pessoais dos representantes legais (RG e F), documento de constituição da empresa, cartão do CNPJ etc.;
Após a confirmação da sua identidade, o certificado ficará disponÃvel para utilização depois de algumas horas ou dias, dependendo do tipo solicitado e da empresa escolhida.
Se for um certificado tipo A1, por exemplo, você receberá um link no seu e-mail para baixar o arquivo. Agora, se for A3 com dispositivo fÃsico, você poderá retirar o hardware no local da validação.
Como documento com certificado digital?
documento com certificado digital é tão importante para empresas que o mercado global de digital irá saltar de US$ 4 bilhões, em 2021, para US$ 16,8 bilhões, até 2026, segundo a Markets and Markets.
Isso prova que, cada vez mais, a tecnologia será utilizada na hora e autenticar documentos importantes, como contratos e declarações. E, se você não quer ficar para trás, é preciso se adaptar à nova realidade.
A boa notÃcia é que documentos eletronicamente é muito mais simples e prático do que você imagina. Além disso, há diferentes maneiras de fazer isso, e nós vamos te ensinar as principais. Acompanhe a seguir:
Como documento no Word com certificado digital?
Embora seja menos comum receber documentos importantes em formato Word, já que o conteúdo pode ser alterado, também é possÃvel eletronicamente por meio desse programa.
Qualquer alteração no texto irá eliminar imediatamente a eletrônica. Portanto, essa não pode ser considerada uma solução segura. Já o o a o é o seguinte. Veja:
Abra o Word e vá no menu "Arquivo";
Clique em "Proteger Documento";
Em seguida, vá em "Adicionar uma Digital";
Escolha o tipo de compromisso de acordo com o contexto: "Criou e aprovou este documento", "Aprovou este documento" ou "Criou este documento". O preenchimento do campo objetivo é opcional;
Clique em "" e digite seu código pessoal de uso do certificado digital (PIN).
Vale deixar claro que só é possÃvel documento com certificado digital no Microsoft Word. Até o momento, não é possÃvel fazer eletrônica no Google Docs.
Também é importante destacar que essa opção se torna limitada, em muitos casos, já que a maioria de documentos empresariais e contratos são compartilhados no formato PDF.
Como documento com certificado digital na TOTVS?
Se você deseja ter mais segurança, agilidade e praticidade ao documentos, pode utilizar o TOTVS Eletrônica. Todo o processo é simplificado e bastante intuitivo.
Confira as etapas:
e o site ou baixe o aplicativo e informe e senha;
No dashboard, abra o documento que está pendente de e clique em "";
Leia o conteúdo até o final e clique em "Próxima Etapa";
Vá em "Tipo de " e selecione " com Certificado Digital (A1/A3)";
Selecione o certificado desejado e clique em "Concordo em usar s e registros eletrônicos".
Por fim, vá em "";
Caso seu certificado tenha senha, será exibida uma janela para digitá-la.
Se preferir, você também pode acompanhar todo esse o a o no vÃdeo abaixo:
